• aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung gem. Art 6 Abs. 1 a) DSGVO: Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
  Datenarten, die Sie uns im Rahmen einer Einwilligung zur Verfügung stellen sind freiwillige Angaben, z.B. im Rahmen der Auswahl der Mietbewerber. Sofern es unverhältnismäßig ist, diese Daten von solchen zu trennen, die wir aufgrund einem der folgenden Punkte speichern müssen, speichern wir diese so lange, wie wir auch die damit zusammenhängenden Daten aufbewahren.
• zur Durchführung von (vor-)vertraglichen Maßnahmen und/oder zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSVGO: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses mit den Eigentümern, die uns zur Vermietung der von uns erworbenen Wohnungen beauftragt haben. Dies betrifft insbesondere Identitäts-, Kontakt- und Bonitätsdaten, Verbrauchs- und Abrechnungsdaten sowie die im Rahmen und zur Durchführung des Mietverhältnisses ausgetauschten Informationen. Hierunter fällt auch die Weitergabe der Daten an die Eigentümer der Immobilie, im und für das Objekt tätige Dienstleiser und Handwerker.
• zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO: Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen (Miet-, Handels-, Steuerrecht, gesetzliche Auskunfts- und Mitteilungspflichten). Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein, wie etwa dies Erhebung, Speicherung und Weitergabe z.B. von Identitäts- und Kontaktdaten.
• Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. f) DSGVO: Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten (z.B. Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsbetrieb, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens, Verhinderung von bzw. Beweissicherung bei Straftaten). Nach Art. 21 DSGVO steht Ihnen bei Vorliegen der dort genannten Voraussetzungen ein Widerspruchsrecht zu.

Intern:

• Geschäftsführung
• Weitere Abteilungen des Unternehmens, die mit der Verarbeitungstätigkeit bezüglich der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis beauftragt sind.

Extern:

• Eigentümer des jeweiligen Objektes
• Messdienstleister: Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten
• Handwerksbetriebe: Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungs- oder Modernisierungsarbeiten in Wohnungen und Gebäuden
• Versicherungen: Abwicklung von Schadensfällen
• Wirtschaftsprüfer/Steuerberater: im Rahmen gesetzlicher Prüfaufträge, steuerliche Beratung
• IT-Dienstleister: im Rahmen des IT-Betriebs
• Kreditinstitute: Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Grundversorger: An- und Abmeldungen von der Grundversorgung
• Rechtsanwälte und Gerichte: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gerichtsvollzieher: im Rahmen der Durchsetzung von rechtlichen Ansprüchen (z.B. Räumung)
• Inkasso-Unternehmen: Forderungsmanagement
• Mieter: bei bestehendem Einsichtsrecht eines Mieters in die Verbrauchsdaten anderer Mieter; bei Angabe Ihrer Wohnung als Vergleichswohnung im Rahmen einer Mieterhöhung gem. §§ 558, 558a Abs. 2 Nr. 4 BGB.
• Auskunfteien: Einholung von Bonitätsauskünften, Übermittlung von Schuldnerdaten
• externer WEG-Verwalter: WEG-Verwaltung
• Mietinteressenten bei Folgevermietung (nur mit Einwilligung des Betroffenen)

Ämter und Behörden: im Zuge der Erfüllung von gesetzlichen Auskunfts- und Mitteilungspflichten:

• Arge/Jobcenter
• Einwohnermeldeamt: zur Erfüllung der Pflichten aus § 19 BMeldeG
• Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden: für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich

• Daten aufgrund von Vertragsanbahnungen werden umgehend gelöscht, wenn es nicht zu einem Vertragsabschluss kommt und gesetzliche Aufbewahrungs- bzw. Nachweisfristen der Löschung nicht entgegenstehen.
• Sofern Bonitätsabfragen bei der SCHUFA erfolgten, werden die Unterlagen bis zu 12 Monate aufbewahrt, damit wir gegenüber SCHUFA nachweisen können, dass ein berechtigtes Interesse für die Abfrage bestanden hat.
• Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
• Nach  Beendigung  des  Vertragsverhältnisses  erfolgt  die  Löschung  nach  Ablauf  der  gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften, es sei denn, deren – befristete - Weiterverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:
  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) verpflichten uns personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erhoben haben, 2 bis 10 Jahre zu archivieren.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften; Die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels bis zu 30 Jahre betragen (§§ 195ff. BGB). Sofern kein gerichtlicher Titel gegen die betroffene Person erwirkt wurde, greift die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren.